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Checkliste

Wie versendet man grosse Dateien?

Informationen gemäss Stand vom 20.1.2012

Der E-Mail-Knigge verbietet den Versand grosser Dateien per E-Mail. Was aber sind grosse Dateien? Wir würden keine E-Mails im 2-stelligen MB-Bereich versenden. Grössere Files können zwar versendet werden, kommen beim Empfänger aber nicht unbedingt an! Einige der vorgestellten Lösungen sind kostenpflichtig, andere kostenlos.

Gründe gegen den Versand von grossen Dateien per E-Mail

• Als Newbie entlarvt
  Wer grosse Attachments per E-Mail versendet, der wird oft schief angesehen, besonders dann, wenn der Empfänger Probleme mit dem Herunterladen bekommt.
• 30% Overhead
  Aus technischen Gründen werden E-Mails mit einem Anhängsel künstlich um einen Drittel aufgeblasen! Eine 15 MB-Datei ist dann schnell mal 20 MB gross.
• Altes E-Mailprotokoll
  Das relativ alte E-Mailprotokoll ist einfach nicht für grosse Attachments ausgelegt. (Ein Protokoll dient dazu, Daten zwischen Computern oder Prozessen auszutauschen)
• Grössen-Einschränkungen
  Viele Provider und Firmenserver haben Restriktionen was die Grösse der E-Mails betrifft. Beim E-Mailempfang gibts meistens keine Einschränkung, beim Versand liegen die Grenzen meistens zwischen 20 und 25 MB. Grössere Werte machen auch keinen Sinn.
• Postfächer sind oftmals schon voll
  Einige Anwender leeren ihre Postfächer nicht. Deshalb haben oftmals grosse Anhänge einfach keinen Platz mehr und werden abgewiesen.
• Sendung angefordert?
  Wer nicht vorbereitet ist, dürfte sich über solche Riesendinger kaum freuen, besonders wenn man z. B. mit seinem internetfähigen Handy unterwegs ist.
• Verstopfung
  Grosse Attachments können E-Mailpostfächer verstopfen und E-Mailserver in die Knie zwingen.

Professionelle Lösungen mit hohem Sicherheitsfaktor und sehr grossen Downloads

• High-End-Lösung von TeamBeam
  Als High-End-Lösung für gewerbliche Kunden eignet sich das Produkt von www.teambeam.de. Damit verschicken Anwender einfach und sicher bis zu 16 Terabyte grosse Dateien! Dieser Dienst richtet sich vor allem an Werbe- und PR-Agenturen, Druckereien, Verlage, Lithographie-Studios, Unternehmen der Musik- und Filmwirtschaft, Krankenhäuser, Arztpraxen und alle Branchen mit sehr riesigen Dateien.
  Diese Lösung zeichnet sich durch eine einfache Bedienung aus. Anwender verschicken Dateien mit lediglich drei Klicks. Der Empfänger erhält wenig später eine E-Mail mit einem Download-Link, mit dem er die Datei einfach herunterladen kann. Grossgeschrieben wird auch die Sicherheit. Die Daten sind vom Absender bis zum Empfänger bestens vor Wirtschaftsspionage geschützt, da der Transfer verschlüsselt abläuft. Prozess-Sicherheit: Sämtliche Transfers werden systematisch und übersichtlich protokolliert. Ihr Projektmanagement hat somit alles bestens im Blick.

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• High-End-Lösung FTAPI
  FTAPI® SecuTransfer ist die plattformunabhängige Server-Software für Unternehmen, um grosse Dateien einfach, hochsicher und garantiert mit Kunden und Partnern auszutauschen. FTAPI® garantiert allen Anwendern, dass ihre Dateien stets unbeschädigt und zu 100% ankommen. Neben einer automatischen Fehlerkorrektur sorgt insbesondere eine echte harte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen Sender und Empfänger für höchste Informationssicherheit bei der Dateiübertragung und -speicherung. Egal, ob auf internen Servern oder in der Cloud. So können auch Unternehmen, die ihre Dateien extern speichern, problemlos firmeninterne sowie gesetzliche Sicherheitsvorschriften erfüllen (Secure File Transfer).
  Für die Bedienung müssen alle Anwender keine zusätzliche Software installieren und können beliebig grosse Dateien (bis hin zu mehreren Terabyte!) ganz einfach über den Webbrowser mit Kunden und Partnern austauschen (Smart File Transfer). Das System basiert auf einer innovativen Übertragungs- und Speichertechnologie, mit der sich zukunftsfähige Sicherheits- und Usability-Funktionen einfach realisieren lassen. Bewährte Schnittstellen gewährleisten zudem eine hohe Flexibilität für die Integration (u.a. LDAP oder AD) in bestehende Umgebungen.

Praktische, einfache Alternativen für den Versand grosser Dateien

• Bereitstellung auf dem eigenen Server
  Wer grosse Dateien regelmässig anderen Personen bereitstellen muss und über einen eigenen Internetauftritt verfügt, dann stellt man diese Dateien am besten online. Per FTP-Software ladet man die Dateien auf den eigenen Server und stellt sie dann den entsprechenden Personen zur Verfügung. Ein Herunterladen der Dateien per http-Protokoll geht auch mit einer ADSL-Leitung schnell, unkompliziert und sicher vonstatten.
• Kostenloser Account
  Wer keinen eigenen Server hat kann sich einen kostenlosen Account besorgen. Hier kann man seine Dateien hochladen und anderen Personen zur Verfügung stellen.
• Spezielle Server für den Versand grosser Dateien
  Bei diversen Diensten im WWW kann man eine Datei hochladen und sie Partnern zum Herunterladen anbieten. Dafür rufen Sie den entsprechenden Server auf, geben Ihre E-Mailadresse an, die E-Mailadresse Ihres Partners, klicken auf Ihrem PC die gewünschte Datei an, erfassen ein Betreff und geben ggf. noch eine Bemerkung ein. Ihr Partner erhält danach eine E-Mail mit dem Link, wo er diese Datei herunterladen kann. Dieser Link ist dann für eine bestimmte Zeit gültig. Anschliessend wird die Datei auf dem Server wieder gelöscht.
  Viele dieser Dienste sind in der Grundvariante kostenlos. Wer noch grössere Dateien versenden oder die Dateien länger auf dem Server gespeichert haben will, der kann sich mit einem kostenpflichtigen Abo zusätzliche Leistungen erkaufen. Gleich folgen einige Beispiele:
• http://www.yousendit.com
  Englischsprachiger Dienst, kostenloser Versand bis zu 100 MB. Der Empfänger bekommt die Datei nicht etwa als Attachment, sondern erhält einen Download-Link.
  
• http://www.mailbigfile.com
  In deutscher Sprache verfügbarer Dienst, kostenloser Versand bis zu 100 MB. Der Versand wird zusätzlich auf Viren überprüft. Die Dateien bleiben 3 Tage lang online verfügbar.
• https://www.zeta-uploader.com/de
  In deutscher Sprache verfügbarer Dienst. Die Nutzung von Zeta Uploader ist für Privatanwender kostenlos.
• Hochladen mit einem Klick
  Noch einfacher geht es mit einem Dienst wie z. B. http://www.senduit.com Hier lädt man eine Datei hoch, gibt an, wie lange die Datei auf dem Server belassen werden soll. Nachher kriegt man einen Link, wo man die Datei herunterladen kann. Diesen Link teilt man dann dem Empfänger per eigener E-Mail mit. Der Vorteil dieses Systems ist, dass der Empfänger keine E-Mail von einem fremden Dienst (und ggf. in einer Fremdsprache) erhält.
  
• http://www.materialordner.de
  Verwenden Sie den Materialordner um Ihre bis zu 100 MB grossen Dateien zentral abzuspeichern und von überall auf der Welt abzurufen. Es wird ein Link zu Ihrer Datei generiert den Sie bequem speichern und darüber Ihre Datei abrufen können. So gehts:
  1. Datei von Ihrer Festplatte auswählen
  2. Datei auf den Materialordner hochladen
  3. Link kopieren und an alle Partner verschicken
  Ihre Datei bleibt für 25 Downloads bzw. 48 Stunden gespeichert.

• http://www.sendfy.de
  Sendfy ermöglicht Ihnen den einfachen, sicheren und schnellen Weg um grosse Dateien zu versenden. Das intuitive Bedienkonzept fügt sich reibungslos in Ihren Arbeitsprozess ein und erlaubt das schnelle Versenden grosser Datenmengen. Es gibt einen kostenlosen Testaccount und verschiedene kostenpflichtige Angebote für grössere Bedürfnisse. Beim kostenlosen Account können bis zu 100 MB grosse Dateien verschickt werden.
• http://www.file2send.de
  Mit diesem intuitiven System kann man Dateien bis zu 500 MB versenden. Derzeit stehen die Dateien für 7 Tage zum Download zur Verfügung und können insgesamt 5 mal heruntergeladen werden.
• http://www.click2copy.com
  Englischsprachiger Dienst, der auch ohne Registrierung funktioniert. Sie laden eine Datei hoch und erhalten anschliessend eine WWW-Adresse, die Sie per eigener E-Mail dem Empfänger mitteilen. Arbeitet nach dem gleichen Prinzip wie www.senduit.com.
• FTP zu FTP
  Wer regelmässig grössere Dateien mit ganz bestimmten Personen tauschen muss, der kann auf dem eigenen Server ein entsprechendes Verzeichnis einrichten, auf das der Partner per FTP Zugriff hat. FTP steht für File Transfer Protocol und ist ein standardisiertes Protokoll mit dem Dateien auf den Web-Server geladen resp. heruntergeladen werden.

Autor: Walter B. Walser, task-force.ch Webpromotion

Über den Autor: Walter B. Walser ist Internet-Kaufmann. Er lebt seit 17 Jahren vom Internet, beratet KMUs im Zusammenhang mit deren Internetauftritt und hat sich auf die Website-Promotion (Traffic-Generierung) spezialisiert.

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