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Wie Sie Ihr E-Mail-Programm richtig konfigurieren

In diesem Beitrag erfahren Sie die Grundlagen um ein E-Mailprogramm richtig zu konfigurieren. Konkret geht es um Theorie und Praxis.

Jede Firma mit einer eigenen Internetdomäne kann eigene E-Mailadressen anlegen. So erhalten die Mitarbeiter jeweils ihre E-Mailpostfächer. Aus organisatorischen Gründen kann man jedoch noch weitere Konten anlegen: Für Bestellungen, für Transaktionsemails und z. B. ein Konto für die abonnierten Newsletter. Viele Kleinunternehmer nutzen diese Möglichkeiten viel zu selten, weil sie nicht wissen wie man eine E-Mailadresse installiert. Dabei ist eine neue E-Mailadresse in weniger als 5 Minuten erstellt und installiert.

Es gibt zwei Methoden um mit E-Mails zu arbeiten, die POP3- und die neuere IMAP-Methode. Zuerst widmen wir uns der POP3-Methode.

Die POP3-Methode

Ein Geschäftspartner sendet Ihnen eine E-Mail. Diese geht aber nicht direkt an Sie, sondern wird auf Ihrem Konto bei Ihrem E-Mailprovider gespeichert. So ein Konto ist ähnlich wie ein Postfach bei der Post. Sie müssen dieses Postfach regelmässig leeren. Sobald Sie wieder in Ihrem Büro sind, starten Sie Ihr E-Mailprogramm und diese E-Mails werden auf Ihren Computer heruntergeladen. Nach diesem Vorgang werden die E-Mails beim Konto Ihres Providers gelöscht.
So zumindest in den meisten Fällen.

Die IMAP-Methode

Ein Geschäftspartner sendet Ihnen eine E-Mail. Diese geht aber nicht direkt an Sie, sondern wird auf Ihrem Konto bei Ihrem E-Mailprovider gespeichert. Starten Sie Ihr E-Mailprogramm und diese E-Mails werden direkt auf dem Server Ihres Providers gelesen und beantwortet. Nach diesem Vorgang werden die E-Mails auf dem Konto Ihres Providers gelassen. IMAP wurde mit dem Zweck entworfen, den Zugriff auf E-Mails so bereitzustellen, als befänden sich diese auf dem lokalen Computer. Im Gegensatz zu POP3-Methode verbleiben die E-Mails auf dem Server und werden dort verwaltet.

Welche Methode ist besser?

Die IMAP-Methode hat dann Vorteile, wenn Sie fern von Ihrem Arbeitsplatz auf Ihre aktuellen E-Mails, aber auch auf ältere E-Mails einen Zugriff haben müssen. Diese Methode eignet sich auch dann bestens, wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen E-Mails Zugriff haben müssen. Anwender, die nur auf einem Computer stationär arbeiten, können von IMAP nicht profitieren.

Was Sie für die Konfiguration brauchen

Welche Infos brauchen E-Mailprogramme (z. B. Outlook Express, Outlook, The Bat, Thunderbird, Lotus Notes und weitere) um E-Mails zu empfangen und zu senden?

Bevor Sie eine neue E-Mailadresse verwenden können, müssen Sie diese im Passwortbereich Ihres Servers zuersteinmal einrichten.

Die Parameter für die Einstellungen Ihres E-Mailprogrammes erhalten Sie bei Ihrem Provider. Sehen wir uns einmal an, was Sie erhalten werden.

Achtung: Die hier erwähnten Beispiele der Einträge nützen Ihnen nichts. Die richtigen Parameter erhalten Sie vom Provider, der Ihre E-Mails hostet.

Tipp: Halten Sie alle Einstellungen schriftlich fest und bewahren Sie diese gut auf. Sollten Sie die Einstellungen bei einer PC-Neuinstallation wieder benötigen, so können Sie sofort wieder darauf zugreifen.

• SMTP-Eintrag
  Das Simple Mail Transfer Protocol ist ein Protokoll für die Übermittlung von elektronischer Post. Der STMP ist zuständig für den Versand Ihrer E-Mails. Er lautet häufig smtp.domainname.land oder mail.domainname.land
  Beispiele: smtp.kundennutzen.ch oder mail.kundennutzen.ch
• SMTP-Port
  Beim Port wird eine Zahl erwartet. Oftmals wird diese vom E-Mailprogramm voreingestellt. Die meisten Provider verwenden hier den Wert 587.
• POP3-Eintrag
  Das Post Office Protcol ist ein Protokoll für die Übermittlung von elektronischer Post. Der POP3 ist zuständig für den Empfang Ihrer E-Mails. Er lautet häufig pop3.domainname.land oder mail.domainname.land
  Beispiele: pop3.kundennutzen.ch oder mail.kundennutzen.ch
• POP3-Port
  Beim Port wird eine Zahl erwartet. Oftmals wird diese vom E-Mailprogramm voreingestellt. Die meisten Provider verwenden hier den Wert 110.
• Benutzername
  Hier kommt der Name des Kontos hin. Hier wird oftmals ein POP3-Name eingetragen, der vordere Teil der E-Mailadresse oder die gesamte E-Mailadresse.
  Beispiele: web410p2, contact oder contact@kundennutzen.ch
• Passwort
  Schlussendlich braucht es noch das geheime Passwort für den Zugang zu diesem E-Mailkonto.

Falls Sie die IMAP-Methode verwenden wollen, die Ihr Priver unterstützen muss, fallen die Postionen POP3-Eintrag und POP3-Port weg. In diesem Fall brauchen Sie die Einstellungen für das IMAP-Protokoll:

• IMAP-Eintrag
  Das Internet Message Access Protocol ist ein Protokoll für die Übermittlung von elektronischer Post. IMAP verarbeitet Ihre E-Mails direkt auf dem Server.
• IMAP-Port
  Beim Port wird eine Zahl erwartet. Oftmals wird diese vom E-Mailprogramm voreingestellt. Die meisten Provider verwenden hier den Wert 143.

Eigentlich würden diese Parameter bereits reichen. Einige Provider verlangen oftmals aus Sicherheitsgründen weitere Einstellungen.

• POP vor SMTP
  Aus Sicherheitsgründen wird oft noch die Einstellung POP vor SMTP verlangt. Damit kann eine E-Mail erst verschickt werden, wenn man vorher seine E-Mails mit dem Passwort abgerufen hat.

Absenderdaten erfassen

Ihr E-Mailprogramm sollte auch immer einen sauberen Absender beinhalten. So weiss der Empfänger sofort, von wem er die E-Mail erhalten hat. Aus Marketingsicht ist es nicht opportun, wenn der Absender falsch oder irreführend ist. Wir erfassen deshalb noch:

• Name
  Der Name der Person, die die E-Mails versendet hat.
• E-Mailadresse
  Wie lautet die korrekte E-Mailadresse?
• Organisation
  Welche Firma, Verein, Organisation resp. Website hat die E-Mail verschickt?
• Antwort-an-Name
  An wen wird die Rückantwort versendet?
• Antwort-an-Adresse
  An welche E-Mailadresse geht die Rückantwort?

Tipp: Senden Sie nach der Konfiguration eine E-Mail an sich selbst, um das Ergebnis Ihrer Einstellungen zu kontrollieren.

Weitere Optionen

Grundsätzlich sollte man noch eine Signatur erfassen. Anstatt bei jeder E-Mail noch mit freundlichen Grüssen, Name und Firmenname mit Adresse zu schreiben, kann das E-Mailprogramm diese Signatur automatisch der E-Mail hinzufügen.

Je nach E-Mailprogramm und eigener Bedürfnisse gibt es viele Einstellungen mehr.

Autor: Walter B. Walser, task-force.ch Internet-Dienstleistungen

Über den Autor: Walter B. Walser ist Internet-Kaufmann. Er lebt seit 17 Jahren vom Internet, beratet KMUs im Zusammenhang mit deren Internetauftritt und hat sich auf die Website-Promotion (Traffic-Generierung) spezialisiert. Sein Profil bei Google+

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